Informace ke zpracovávání cestovních příkazů

Poskytování cestovních náhrad řeší Opatření kvestorky č. K 61 ze dne 31. 12. 2012. Toto opatření je ke stažení zde.

Zestručněná pravidla:

POVINNOSTI PŘED CESTOU:

• Zaměstnanec na přední straně formuláře cestovního příkazu (CP) kompletně vyplní údaje až do bodu č. 8 včetně.
• CP schválí přímý nadřízený, který služební cestu nařizuje a určuje též dopravní prostředek. V první řadě budou využívány služební osobní automobily a propláceny hromadné dopravní prostředky. V krajním případě je dle uvážení příkazců možné povolit auto vlastní (AUV).
• Zaměstnanci, kteří při použití soukromého vozidla žádají o proplacení jízdného v ceně hromadného dopravního prostředku, musí před cestou doložit k CP cenu jízdenky. Po návratu zpět už není možné tuto cenu dohledat. V případě, že nebude k CP přiloženo, částka za jízdné NEBUDE PROPLACENA. (§ 183, odst. 3 ZP)
• Je-li pro výkon služební cesty vysíláno jedním AUV více zaměstnanců, vyplňuje majitel automobilu (tj. řidič) na formulář CP do kolonky určeného dopravního prostředku zkratku AUV. Ostatní zaměstnanci (členové posádky vozu) vyplňují do kolonky určeného dopravního prostředku AUV – „jméno a příjmení majitele automobilu“.
• V případě AUV je nutné doložit příslušnou přílohou mj. způsob, jakým bude jízdné propláceno (1. Žádost o povolení soukromého vozidla s proplacením nákladů za hromadný dopravní prostředek nebo 2. Žádost o povolení soukromého vozidla s proplacením PHM a amortizace). Je-li AUV přepravováno více zaměstnanců, náklady na dopravu vznikají a jsou propláceny pouze majiteli vozu.
• Je-li pro výkon služební cesty povolováno AUV, doloží zaměstnanec před schválením CP aktuální doklad o úhradě havarijního pojištění.
• Podmínkou pro služební cestu konanou osobním automobilem (AUS/AUV) je povinností řidiče mít úspěšně absolvované a platné referentské školení.
• Zdroj financování stvrdí svým podpisem příkazce operace.
• CP podepíše i správce rozpočtu, z čehož vyplývá potvrzení předpokládaných výdajů.

ZPRACOVÁNÍ CP ZAMĚSTNANCEM, KTERÝ VYKONÁVAL SLUŽEBNÍ CESTU:

• Pracovní cesta nezačíná odjezdem vlaku, ale již cestou z domova nebo ze svého pracoviště, záleží na dohodě se svým nadřízeným. Z toho vyplývá i správně uvedené místo a čas počátku pracovní cesty
• V případě žádosti o proplacení MHD související s pracovní cestou z místa svého bydliště, je nutné uvést do „počátku cesty“ i ulici, stejně tak konec cesty
• V případě elektronické jízdenky společností, jako je například Student Agency, je POVINNÉ doložit daňový doklad k jízdence, který vytisknete po přihlášení na stránky společnosti (elektronická jízdenka není daňovým dokladem!)
• Jízdenky a ostatní doklady jsou vylepovány na papír. Vzhledem k následnému skenování dokladů účtárnou není možné používat sešívací drátky, Na doklady, které nebudou řádně vylepené a dojde k jejich ztrátě nebude brán zřetel.
• Zaměstnanec podává vyúčtování každé pracovní cesty do 10 dnů
• V rámci služební cesty je důležité rozlišovat poskytnutí zálohy na služební cestu a zálohy na nákup za hotové.
• Při vyúčtování CP je povinností zaměstnance uvést, zda bylo či nebylo poskytnuto stravné. Při poskytnutí stravování zdarma je specifikováno konkrétní jídlo (snídaně, oběd, večeře).
• U zahraniční služební cesty je navíc uváděno místo a čas přejezdu hranic a výdaje v cizí měně.
• V případě předkládání dokladu o ubytování je nutné uvést, zda bylo stravné součástí ubytování nebo bylo poskytnuté na přání ubytovaného.
• U dokladů za vedlejší výdaje je nutné dbát na správnost vystaveného daňového dokladu:

  – datum vystavení
  – číslo dokladu
  – adresa zaměstnavatele a vaše jméno
  – částka a uvedení sazby DPH
  – podpis organizátora akce

• Je-li pro platbu související s CP využíván bankovní převod ze soukromého účtu zaměstnance (např. platba osobní kartou), výpis z účtu NELZE uznat jako daňový doklad k platbě. Je nutné vyžádat si potvrzení či daňový doklad od pořádající organizace. V opačném případě není možné náklady uznat.
• Cestovní náhrady externistů jsou vypláceny pouze na základě písemného ujednání obsaženého v dohodě o práci mimo pracovní poměr (DPP nebo DPČ). Na cestovním příkaze je nutné v tomto případě důkladně poznačit/zvýraznit „DPP“ nebo „DPČ“. Cestovní náhrady nejsou externím vyučujícím propláceny v případě cesty do zaměstnání (tj. z místa bydliště na pracoviště PF JU).

Na základě Opatření kvestora JU č. K 164 k postupu při poskytování cestovních náhrad v roce 2024, jsou stanoveny následující sazby za používání silničních motorových vozidel:

Sazba základní náhrady v roce 2024 za používání silničních motorových vozidel za 1 km jízdy činí na základě Vyhlášky č. 398/2023 Sb. u

• jednostopých vozidel a tříkolek 1,50 Kč,
• osobních silničních motorových vozidel 5,60 Kč.

Výše průměrné ceny za pohonné hmoty činí

1. 38,20 Kč za 1 l benzinu automobilového 95 oktanů,
2. 42,60 Kč za 1 l benzinu automobilového 98 oktanů,
3. 38,70 Kč za 1 l motorové nafty,
4. 7,70 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny

V návaznosti na § 176 odst. 1 zákona přísluší zaměstnanci za každý kalendářní den stravné ve výši

• 153 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 234 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin,
• 366 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

O základních sazbách zahraničního stravného pro rok 2024 vás bude informovat paní Alena Dvořáková (EKO – linka 3030).

• Kapesné u zahraniční cesty a jeho výši (max. 40%) přiznává nadřízená osoba, správce nebo příkazce před cestou.
• Dle opatření rektora č. 355 je nutné u zahraniční cesty uvést instituci, kterou zaměstnanec navštívil.
• Při zahraničních výjezdech letadlovou dopravou přikládejte k CP itinerář letu.

Doplňující pokyny:

• Pracovní cesta začíná a končí:
  buď odchodem/příchodem z/do domova (např.: ČB-bydliště),
  nebo odchodem/příchodem z/do pracoviště (např.: ČB-pracoviště).
  V žádném případě NE odjezdem/příjezdem vlaku či autobusu.
• Pokud ke služební cestě do zahraničí využijete soukromé vozidlo a žádáte o proplacení jízdného v ceně hromadného dopravního prostředku, je nutné k CP předem přiložit kalkulaci ceny za jízdenku. Dodatečně není možné cenu jízdenky dohledat.
• V případě využití služeb Booking.com, je nutné si zajistit fakturu - doklad o zaplacení, rezervace nesplňuje podmínky daňového dokladu.
• Pokud platíte jízdenky MHD mobilem nebo platební kartou, je nutné si vytisknout daňový doklad na internetových stránkách poskytovatele služeb. (Dodatek č. 4 k Opatření kvestorky K 61).
• §346c ZP - práva na cestovní náhrady se zaměstnanec nemůže vzdát
• §183, odst. 3 ZP - předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu, na ztracené doklady nebude brán zřetel

FORMULÁŘE:

Cestovní příkaz tuzemský malý (1 list):   XLS   PDF

Cestovní příkaz tuzemský hromadný (2 listy):   XLS   PDF

Cestovní příkaz zahraniční (2 listy):   XLS   PDF

Žádost o povolení soukromého vozidla s proplacením nákladů za hromadný dopravní prostředek (1 list):   XLS   PDF

Žádost o povolení soukromého vozidla s proplacením PHM a amortizace (1 list):   XLS   PDF