Symbol PF Opatření děkana č. 4/2018

OPATŘENÍ DĚKANA Č. 4/2018
K OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA PEDAGOGICKÉ FAKULTĚ JU

 

Ve smyslu Opatření rektora č. 46 ze dne 10. ledna 2001 k realizaci zákona č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů a Opatření rektora č. R 114 ze dne 1. července 2008 k ochraně osobních údajů při plnění povinností správce a zpracovatele osobních údajů podle zákona č. 101/2000 Sb. vydávám toto opatření k ochraně osobních údajů, kterým se stanoví účel, prostředky a způsob zpracování osobních údajů zaměstnanců, studentů a posluchačů na Pedagogické fakultě Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích (dále jen "PF JU").

PF JU jakožto správce osobních údajů zaměstnanců, studentů a posluchačů (dále jen "dotčené osoby"), je povinna dodržovat povinnosti, které stanoví zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen "zákon"). Na základě tohoto zákona je PF JU povinna při zpracování osobních údajů dbát, aby dotčené osoby neutrpěly újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti, a také dbát na ochranu před neoprávněným zasahováním do jejich soukromého a osobního života. PF JU je dále povinna provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo na základě žádosti dotčené osoby.
Z tohoto důvodu stanovuji tyto povinnosti při zpracování osobních údajů dotčených osob, kterými jsou povinni se řídit všichni zaměstnanci fakulty, kteří shromažďují osobní údaje dotčených osob, tj. vystupují v roli zpracovatele dle zákona.

 

I.
Účel shromažďování osobních údajů

  1. PF JU jako správce osobních údajů v souvislosti se svojí činností shromažďuje osobní údaje dotčených osob za podmínek a v mezích stanovených platnou právní úpravou za účelem plnění zákonných povinností správce jakožto veřejné vysoké školy s činnostmi v oblasti vzdělávání, vědy, výzkumu a dalších tvůrčích oblastech a činnostmi souvisejícími se zajišťováním provozu fakulty v uvedených oblastech, vč. oblasti dodavatelsko-odběratelské a sféry marketingu.

 

II.
Prostředky a způsob zpracování osobních údajů

  1. Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích (dále jen "JU"), a to v elektronické nebo listinné podobě, ve smyslu technického, organizačního a personálního zabezpečení dle požadavků zákona.
  2. Veškeré osoby, které přicházejí ze své pracovní pozice do kontaktu s osobními údaji dotčených osob (dále jen "zpracovatelé") jsou proškolovány a vázány povinností mlčenlivosti. V případě smluvních vztahů je tento požadavek zajištěn smluvním ujednáním.
  3. Zpracovatelé jsou oprávněni zpracovávat osobní údaje jen se souhlasem fyzické osoby, jíž se tyto údaje týkají, s výjimkou případů uvedených v následujícím odstavci (čl. II, odst. 4). Tento souhlas musí být v písemné podobě a musí být z něj patrné, v jakém rozsahu je poskytován, komu je udělen, na jaké období a kdo jej poskytuje. Souhlas je zpracovatel povinen uchovávat po celou dobu zpracování osobních údajů.
  4. Bez souhlasu je možné osobní údaje zpracovávat pouze v souladu s § 5 odst. 2 zákona. V případě PF JU se jedná především o zpracování údajů v souvislosti se zákonem č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů ve znění pozdějších předpisů, tj. osobní údaje uchazečů o přijetí ke studiu na vysoké škole nezbytné pro provádění přijímacího řízení, osobní údaje studentů PF JU nezbytné pro vedení matriky studentů, vydání dokladů o studiu, osobní údaje v habilitačním řízení a ekvivalentně osobní údaje uchazečů či účastníků kurzů celoživotního vzdělávání.
  5. Přehled proškolených zpracovatelů PF JU, na které se vztahuje poučení o dodržování zákona vč. písemného a podpisem poučené osoby stvrzeného dokumentu "Poučení o dodržování zákona č. 101/2000 Sb. v platném znění o ochraně osobních údajů" (dále jen "Poučení") eviduje personální oddělení PF JU. Vzor Poučení je přílohou Opatření rektora č. R 114 ze dne 1. července 2008 k ochraně osobních údajů při plnění povinností správce a zpracovatele osobních údajů podle zákona č. 101/2000 Sb.

 

III.
Likvidace osobních údajů

  1. Nestanoví-li Spisový a skartační řád JU jinak, je po dosažení účelu, za kterým byla osobní data zpracovávána a uchovávána, nutno data zlikvidovat takovým způsobem, který zajistí zničení osobních údajů a nemožnost jejich dalšího použití. V případě elektronického zpracování/uchování je nutné postupovat dle pokynů IT oddělení JU, resp. oddělení správy informačních systémů PF JU. V případě zpracování a uchování osobních údajů v listinné podobě, je nutné provést fyzickou skartaci.

 

Ostatní práva a povinnosti tímto opatřením neupravené se řídí souvisejícími zákonnými předpisy a vnitřními předpisy PF/JU.

Toto opatření nabývá účinnosti dne 14. 2. 2018 a ruší Opatření děkanky č. 6/2006 ze dne 24. 10. 2006.

 

 

V Českých Budějovicích 14. 2. 2018

Mgr. Michal Vančura, Ph.D.
děkan PF JU

 

stáhnout dokument: PDF